Việc soạn thảo và in ấn văn bản là công việc khá đơn giản trong văn phòng. Tuy nhiên, đã có bao giờ bạn gặp khó khăn trong việc in ấn khi văn bản được đã được soạn thảo, căn chỉnh đúng tỷ lệ mà khi in ra lại gặp tình trạng lỗi in lề, làm mất mất thẩm mỹ của văn bản. Nếu bạn gặp tình trạng này thì đừng vội lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết bằng những thao tác rất đơn giản. Đến với bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách khắc phục lỗi in lề dưới không đúng định dạng trong word ở các phiên bản. Nào, hãy cùng tham khảo ngày nội dung dưới đây nhé!
Mục Lục
NGUYÊN NHÂN CĂN LỀ DƯỚI KHÔNG ĐÚNG ĐỊNH DẠNG
Việc văn bản sau khi in ra những không đúng định dạng đã thực sự làm bạn cảm thấy khó chịu, dù bạn đã chỉnh sửa cẩn thận? Lề văn bản bị xô lệch, khoảng cách bên to, bên nhỏ, hoặc đặc biệt là gặp trình trạng mất lề, tràn lề, khác xa với văn bản đã soạn thảo trên máy tính. Điều đó khiến văn bản của bạn lỗi và mất giá trị thẩm mỹ.
Nhiều người khi gặp lỗi in lề dưới không đúng định dạng cho rằng nguyên nhân đến từ máy in. Tuy nhiên, lỗi từ máy in rất ít gặp và nếu thực sự nguyên nhân từ máy in thì các lỗi của khi in cong nghiêm trọng hơn. Thực tế, nguyên nhân dẫn đến việc lỗi in lề dưới không đúng định dạng đến từ việc bạn chưa thiết lập cỡ giấy in chuẩn cho văn bản của mình. Ví dụ cụ thể là bạn đang soạn thảo trên khổ giấy A4 tuy nhiên khi in thì định dạng lại ở Letter có kích thước khác nên chắc chắn sẽ gặp tình trạng lỗi căn lề dưới và các lề không được theo đúng định dạng như đã chỉnh. Vậy làm sao để khắc phục được tình trạng này. Nội dung tiếp theo chúng tôi sẽ giải đáp giúp bạn.
CÁC CÁCH KHẮC PHỤC LỖI IN LỀ DƯỚI KHÔNG ĐÚNG ĐỊNH DẠNG
1. Khắc phục lỗi in lề dưới trong Word 2003
Đối với Microsoft Word 2003, chúng ta thực hiện những bước sau:
- Bước 1: Trên góc trái màn hình của Word chọn File -> chọn Page Setup
- Bước 2: Trong Page Setup -> chọn Paper -> chọn mục Paper size và khổ A4 (21 x 29.7cm). Đóng hộp thoại và thực hiện thao tác tiếp theo chọn Cancel
- Bước 3: Di chuột chọn Tool – Options -> Print -> tích chọn Allow A4 hoặc Letter Paper Resizing -> chọn ok để lưu
2. Khắc phục lỗi in lề dưới trong Word 2007 và Word 2010
Trong Mi Microsoft Word 2007 và phiên bản 2010 có cách khắc lỗi căn lề dưới tương tự nhau. Các bước được thực hiện như sau:
- Bước 1: Di chuột đến thanh công cụ chọn Page Layout , trong mục Page Setup di chuyển và click vào mũi tên ở góc bên phải.
- Bước 2: Trong hộp Page Setup -> chọn Paper -> chọn khổ A4 – 21×29.7cm trong mục Paper size ->chọn Ok để lưu
- Bước 3: Chọn Office Button > Word Options > nhấn chọn thẻ Advanced > kéo thanh cuộn dọc xuống ->chọn nút Print. Tích chọn đánh dấu tùy chọn Scale Content for A4 or 8.5 x 11 -> chọn paper size và chọn OK.
TỔNG HỢP CÁC LỖI CĂN LỀ KHÔNG CHÍNH XÁC
1. Lỗi căn lề trang in không chính xác
Lề của văn bản sau khi in ra không đúng với tỷ lệ được được căn chỉnh trong Word. Nguyên nhân có thể bởi bạn chưa thiết lập đúng kiểu giấy cho văn bản, thông thường là in theo khổ giấy A4 là 210mm x 297mm. Tuy nhiên, trong Word thường được thiết lập Letter ở kích thước 215mm x 279,4mm. Điều này sẽ làm các lề của văn bản sau khi in không được chuẩn. Cách khắc phục như sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Page Layout -> chọn Margins -> chọn Custom Margins
- Bước 2: Trong Page Setup -> chọn tab Paper. Trong Paper size chọn khổ giấy sẽ in, cụ thể ở đây là khổ A4 -> Chọn Ok
2. Lỗi căn lề hai bên bị thưa
Trong soạn thảo văn bản, khi căn đều lề đoạn văn sẽ có những khoảng cách các chữ bị thưa và cách xa nhau, làm đoạn văn bị thiếu tính mỹ quan. Nguyên nhân không phải là dấu ngắt đoạn, xuống dòng Enter mà bởi dấu ngắt dòng Shift + Enter. Cách khắc phục đơn giản là bạn chỉ cần thay đổi dấu.
- Bước 1: Thực hiện tổ hợp phím Ctrl + H, tiếp tục mở hộp thoại Find and Replace -> chọn
- Bước 2: Di chuyển chuột đến Find what -> chọn Special -> c Morehọn Manual line break, ở ô Find what sẽ xuất hiện ^l như hình
- Bước 3: Trỏ chuột vào ô Replace with -> chọn Special -> chọn Paragraph mark, tại đây sẽ xuất hiện ^p như
- Bước 4: Nếu bạn muốn thay dấu cho toàn bộ văn bản thì click chọn Replace All. Còn nếu bạn chỉ muốn thay đổi theo từng vị trí thì click chọn Find Next để tìm và Replace để thay thế cho vị trí đó.
3. Lỗi mất lề trên, lề dưới trong Word
Khi văn bản in ra không hiện lê. Nguyên nhân là bạn chưa thiết lập lề trên và lề dưới trong văn bản. Cách khắc phục lỗi như sau:
- Bước 1: Di chuyển chuột chọn biểu tượng Office -> chọn Word Options
- Bước 2: Trong Word Options -> chọn Display -> chọn Page display options -> chọn Show white space between pages in print layout view -> Ok để lưu thay đổi.
Trên đây chúng mình đã giải đáp cho bạn cách khắc phục và nguyên nhân của lỗi in lề dưới không đúng định dạng trong Word. Hy vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích với bạn. Cảm ơn độc giả luôn theo dõi và quan tâm chúng tôi.
