Xã hội ngày càng hiện đại, máy móc giúp con người giải quyết vô số công việc trong khoảng thời gian vô cùng ngắn. Cách in hàng loạt trong mail merge là một thao tác tin học đối với các nhân viên làm việc văn phòng, đặc biệt là hành chính nhân sự hay kế toán mà nói thì đó là điều bắt buộc cần phải nắm rõ để có thể tạo ra số lượng lớn giấy mời, phiếu thông báo, hợp đồng lao động… trong khoảng thời gian ngắn mà không bị thiếu sót, nhầm lẫn. Thao tác thực hiện trong mail merge khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ các file thông tin cần thiết đã từng được giảng dạy trong chương trình tin học, tuy nhiên không phải ai cũng còn nhớ. Hãy thực hiện lại các thao tác này theo hướng dẫn trong bài viết dưới đây nhé!
Mail merge thực chất là gì?
Nhìn thoạt qua thấy chữ tiếng Anh có thể bạn cảm thấy nó vô cùng khó hiểu và khó sử dụng, tuy nhiên, mail merge thực chất là một công cụ, một tính năng dùng để trộn thư, soạn thư hàng loạt trên word từ nguồn thông tin bạn có sẵn nhằm tránh tình trạng soạn thiếu thư, mất thời gian in ấn. Khi sử dụng mail merge, bạn có thể tạo ra một số lượng thư lớn gửi cho mọi người không thiếu sót bất kì ai, việc in ấn diễn ra một cách nhanh chóng, đồng loạt trong vài phút.
Ưu điểm khi sử dụng mail merge trong in ấn
Khi sử dụng tính năng mail merge trên thanh công cụ, bạn sẽ đảm bảo được các yếu tố sau mà làm thủ công khó có thể làm tới mức hoàn hảo. Đó là:
- Tiết kiệm thời gian điền thông tin một cách tối đa
- Thao tác đơn giản, nhanh gọn
- Tránh tình trạng thiếu sót thông tin, giấy tờ của một ai đó
- Đảm bảo nguồn thông tin được viết chính xác, rõ ràng, chuyên nghiệp mà cách làm truyền thống có thể chưa đáp ứng nếu bạn nhìn nhầm, chữ viết không rõ ràng khiến người đọc khó hiểu
- Mail merge có thể xử lí số lượng thông tin khổng lồ
Để chứng minh cho những ưu điểm vượt trội trong in ấn mà cách in hàng loạt trong mail merge mang lại, bạn có thể xem ví dụ thực tế sau:
Tình huống: Bạn có đầy đủ thông tin các nhân viên trong công ty, bạn có mẫu thông báo nhận tiền trợ cấp Covid19. Việc của bạn chính là phải gửi tới 50 nhân viên trong công ty mỗi người một thông báo lĩnh tiền trợ cấp Covid.
- Theo cách truyền thống, bạn phải in 50 tờ thông báo sau đó điền thông tin cá nhân của các nhân viên vào trước khi phát cho các phòng ban. Điều này rất mất thời gian
- Đối với mail merge, bạn chỉ việc sử dụng vài thao tác cơ bản bạn đã có thể tạo ra 50 tờ thông báo với 50 thông tin cá nhân bạn đang nắm giữ chỉ trong vài phút. Sau đó, bạn chỉ cần kết nối với máy in là có thể in liên tiếp 50 tờ thông báo.
Cách in hàng loạt trong mail merge được thực hiện như thế nào?
Để có thể in hàng loạt các thông tin như bạn mong muốn từ công cụ mail merge, bạn cần thực hiện thông qua các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị
- Cần chuẩn bị file thông tin cá nhân trên word hoặc Excel. Tốt nhất là nên lập bảng Excel
- Văn bản word chứa mẫu nội dung văn bản cũng như mã thông tin ứng với file thông tin cá nhân
- Bước 2: Vào file word có mẫu nội dung/ nhấn thẻ Mailings/ nhấn Start Mail Merge/ chọn Step-by-Step Mail Merge wizard…
- Bước 3: Hộp thoại Mail Merge xuất hiện với 6 Step
- Bước 4: Bắt đầu chọn nội dung cần thực hiện từ các Step. Khi muốn chuyển sang các Step tiếp theo, chỉ cần nhấn Next ở góc bên phải hộp mail merge
- Ở Step 1: chọn cách viết cho mail merge: chọn Letters (kiểu thư mời)
- Ở Step 2: chọn mẫu thư cho mail merge: chọn Use the current document (Sử dụng mẫu thư đang mở hiện tại)
- Ở Step 3: Chọn dữ liệu thông tin từ file Excel đã tạo: Nhấn chọn Browse… bên phải/ chọn file excel có chứa thông tin cần sử dụng/ Tích chọn hoặc bỏ các thông tin bạn muốn/ OK
- Ở Step 4: Bước này thường bỏ qua vì nội dung bước này là thêm hoặc chỉnh sửa thông tin mẫu thư
- Ở Step 5: Điền thông tin vào chỗ trống trong Mail merge: Chọn Insert Merge Field/ chọn trường thích hợp
- Ở Step 6: Nhấn Edit Individual letters… để mail tự động điền các thông tin từ file excel vào mẫu file word
- Bước 5: Kiểm tra kết quả: Vào Mailings/ chọn Preview Results
- Bước 6: In kết quả: Khi kết quả đã chính xác theo yêu cầu của bạn, tiến hành in đồng loạt file: Mailings/ chọn Print Documents… Cửa sổ sẽ hiện ra:
- All: in tất cả
- Current record: In trang hiện hành trên máy
- From… to…: In từ trang nào đến trang nào
Tại bước in này, hãy chọn theo nhu cầu hiện tại của bạn nhé! Nếu muốn in hết hãy chọn All, muốn in những trang cần thiết trước hãy chọn From… to…. Chúc các bạn thực hiện thành công cách in hàng loạt trong mail merge.
Có thể nói, các thanh công cụ trên máy tính giúp con người ta thực hiện các thao tác văn phòng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn bao giờ hết. Việc thực hiện thành công cách in hàng loạt trong mail merge như trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc cũng như không cần lo lắng rằng mình đã viết đủ chưa, liệu có bị nhầm thông tin không.
